文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

档案室应认真执行有关文件材料归档范围的规定，从组织上和制度上保证档案的完整齐全。

既是文物，图书资料又是档案的，档案馆可为博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。

档案馆应从本馆的性质和职责范围出发，通过认真深入地、科学地确定应移交档案的单位并编制系统全宗名册。

有文必档，档案室接受本单位一切文件材料。

档案收集是档案馆(室)获取和丰富档案的主要渠道和手段。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

立卷类目是平时文件立卷的指南，是年终立卷归档的参考依据。

归档是将办理完毕的文件经系统整理移交档案室积存的过程。

凡是机关工作活动中形成的所有文件材料都要立卷归档。

部门立卷包括集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。