对机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应当加盖单位公章，以表示负责。

文秘收发员不可以将涉密文件电子文档保存在个人电脑或移动存储介质中。

只要不是“三密” 件，均可以通过电子邮件、QQ等网络平台实现快速传递、收发。

凡是涉及国家机密的文件，一律不能通过邮局寄送。

发往外埠的重要、紧急公文，不可以派通讯员直接送达。

对于重要的、紧急的信件可以请下级机关或单位派人来取。

文秘收发员可以通过内部自动化办公系统和网上公文交换平台进行所有公文收发。

邮寄急件时可以用特快专递。

严禁在办公业务系统中存储、处理、流转“三密”件。

外发信件登记，根据不同要求，可以采用联单式登记和薄册式登记两种方式。

外发的机要件和专人投送的信件，应采用薄册式登记，即用“发出件登记薄”进行登记。