给领导安排活动日程时，不能把活动安排得过满，必须留下一定的机动时间由领导自己支配。

机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非上司特别授权。

寄发邮件前，秘书要检查姓名和地址、邮寄标记、附件是否正确和完整。

秘书经常会接到推销或新闻界等电话，对这些电话态度可以严厉一些。

办公室内放置花卉盆景会影响人们的注意力，影响工作效率。

秘书替上司拨电话时，应确保你要找的人接话时，你的上司要能够立即说话。

办公桌布置时，电话机一般安装在右边，便于右手摘机。

办公室布局应使环境方便工作者，并使工作者的移动减至最小限度。

颜色对人心理及生理上都有影响，因而办公环境要充分考虑色彩的使用与搭配。

秘书离开办公室时，要安排别人接电话，要交代给他们你的去向和电话号码，以及你回来的大概时间。

大办公室的优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。