在做接待的准备工作时，办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。

来宾到达前，秘书就应该将拟定好的接待日程安排表交领导确认，等客人到达后马上交给客人。

要坚持陪同人员“少而精”的原则，尽量降低接待成本，并尽可能不影响本单位日常工作的正常进行。

一般而言，每一个单位的业务都比较繁忙，所以接待工作中难免会出现一些突然的变化，这必然会影响到既定的接待规格，秘书不需要向客人道歉。

低规格接待也就是主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。

接待规格的最终决定权在上司那里，秘书仅提供参考意见。

高规格接待表明对被接待一方的重视和友好，所以企业要尽可能地多使用这种接待规格。

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。它的意思是说，迎客时要向前三步，送客时，送七步。

秘书将客人带至会客地点后，应该将来宾引至上座。

在接待工作中，为了增进与客人的感情，可以安排一些运动量比较大的体育项目。

秘书在客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶。