一起答
多选

秘书接待访客时,应该(  )。

  • A.拒绝向来访者提供公司的信息
  • B.向来访者提供公司允许提供的信息
  • C.向来访者提供公司所有信息
  • D.机智、稳重,注意答问的技巧
试题出自试卷《2013年秘书国家职业资格四级考试全真模拟试卷一》
参考答案
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  1. 请找出下面秘书行为及工作环境中的至少10项正确或错误点。

    人物:秘书钟苗、同事周伟、张总、李经理

    物品:印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话

    场景:秘书办公室

    情景一

    秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室,环境整洁,但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。

    电话铃响了,钟苗及时拿起听筒: “你好!宏远公司。”听筒中传来同事周伟的声音:

    “钟苗,我一会儿要去天地公司联系业务,你给我开张介绍信。”“好的。”钟苗答道,“别忘了填张用印申请单。”周伟: “好的。”

    电话铃又响了,钟苗及时拿起听筒: “你好!宏远公司。”听筒中传来张总的声音:

    “钟苗,今天下午我临时有个会议,原定召开的各部门经理会议改到明天下午吧,时间地点不变,你安排一下。”钟苗:“好的。我马上安排。”

    放下电话,钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志”,在上面做了修订;又抽出“个人工作日志”做了修改。

    钟苗拿起电话,拨号。钟苗: “后勤吗?我是钟苗,今天下午的会取消了,就不用会议室了。会议改在明天下午举行,我预订一下会议室。时间还是下午两点钟。”

    “好的,谢谢啊!”钟苗放下话筒。

    “得赶紧通知各位经理。”钟苗自语道。她继续拨电话:“销售部吗?请问赵经理在吗?

    赵经理,我是钟苗,今天下午的会议取消了,改在明天下午进行……”

    (画面淡出)

    情景二

    钟苗继续整理文件。周伟推门进来,把用印申请单递给钟苗。

    周伟: “这是用印申请单。”(特写)

    宏远公司用印申请单

    文件标题

        介绍信

       发往单位

       天地公司

         份数

       1

       用印日期

     2006年10月22日

       用印申请人

       周伟

       批准人

     

       备注

     

    钟苗接过来看了看,说:“哟,你们部李经理没有签字,我不能给你盖章。”周伟有些着急,“我已经跟李经理说过了,他同意了。”“别急,我问一下。”钟苗说着拨通了李经理的电话。

    钟苗: “李经理,周伟去天地公司联系业务需要开介绍信,您没有在用印申请表上签字,您看怎么办?”李经理: “噢,这事我知道。我正在开会,你先给他开介绍信,一会儿我补一下签字。”钟菌:“好的。”

    钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信,填好相关内容,然后从抽屉里拿出印章。

    (特写:抽屉没有上锁)。   

    钟苗在文末落款处盖了章。 (特写:章的位置正确,骑年盖月,但章盖倒了。)

    钟苗将介绍信撕下递给周伟:“给。”“谢谢!”周伟接过来看了看,“钟苗,能不能给我开几张空白介绍信,每次都要找经理签字,太麻烦了!”

    钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”,一边回答: “这恐怕不行,你用的时候再来开就是了。”“那好吧。”周伟无奈地说,“我走了啊!再见!”钟苗:“再见。”

    钟苗翻开“用印登记本”,根据“用印申请表”在上面进行登记。

    (画面淡出)

  2. 请找出下面秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误点。

    早上秘书卫红身着职业装走进公司办公大楼,发现楼道内光线昏暗,马上向值班人员了解情况,得知照明灯坏了。

    卫红随即给后勤部拨打电话:“请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯,谢谢。”并认真填写了《隐患记录及处理表》,表的格式正确,内容完整。

    办公室工作人员小李进来:“卫秘书,研发部张主任请你把有关2号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”

    卫红递给小李《零用现金凭单》让其填写,凭单格式正确,内容符合要求。然后打开计算机迅速查到要找的资料,却不熟悉发邮件的程序,只得让小李帮助发送。

    卫红认真核对零用现金凭单和发票,并指导小李将发票贴在凭单后面。小李:“今天主任不在,你先给报销了吧,明天再补签就是了。”

    卫红不假思索地说:“也好”,拉开抽屉取出现金付给小李。随手将凭单放在桌上的文件堆里。

    电话铃响四声后卫红接起:“你好,金泰公司。”

    王总经理的声音:“你把最近收集到的客户对我公司产品的反馈信息送过来。”卫红手忙脚乱地抱着一堆资料来到王总经理办公室:“王总,资料都在这里。”王总经理:“这么一大堆,你让我怎么看呀,你把它整理后再拿给我。”

    卫红:“好吧,我这就去整理。”

    卫红正在整理客户的有关资料,传来敲门声,“请进”,并立即起身迎接。太康公司秘书小李进来:“你好。”卫红忙着为小李倒水招待,“对不起,你稍坐一会儿,我去技术部取一份资料,马上回来。”

    小李看到桌上一堆资料,随手拿起一份翻看。

  3. 便条

    钟苗:

    公司上周召开了高新技术产品推广会,总经理急欲了解此次会议的社会效果,请你负

    责完成此项工作,并简要向我说明:

    1.你准备从哪些渠道获得所需信息。

    2.你如何全面收集相关信息。

    3.你要采取的会议信息的加工方式。

    4.你怎样完成会议文件的立卷归档工作。

    谢谢。

    行政经理苏明

    2007年2月25日

  4. 便条

    钟苗:

    档案分类采用年度分类法比较简单,但要求判定档案文件所属年度,把档案归入相应

    的年度内。请你写一份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料发到网上,供大家

    学习交流。

    谢谢。

    行政经理苏明

    2007年3月25日

  5. 在Windows 2003中,用“创建快捷方式”创建的图标(  )。

    • A.可以是任何文件或文件夹
    • B.只能是可执行文件或程序
    • C.只能是单个文件
    • D.只能是程序文件和文档
  6. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的下列各项工作任务。

    便条

    钟苗:

    在上届科技博览会期间,我公司草签的一些意向书有不少欠规范之处。为此,公司准

    备在近期举办一次文书写作知识培训,由办公室人员专题讲授意向书的写作要领。请你提

    供一份意向书结构及其写作方法的说明,明日交我审定。

    谢谢。

    行政经理苏明

    2007年2月25日

  7. 特殊性参观常邀请(  )参加。

    • A.一般市民  
    • B.员工家属
    • C.同行专家  
    • D.媒体记者
  8. 秘书接待访客时,应该(  )。

    • A.拒绝向来访者提供公司的信息
    • B.向来访者提供公司允许提供的信息
    • C.向来访者提供公司所有信息
    • D.机智、稳重,注意答问的技巧
  9. (  )是拼音速记中的字符。

    • A.i  
    • B.b
    • C.P
    • D.f
  10. 下列关于Windows 2003对话框的叙述中,错误的是(  )。

    • A.对话框是提供给用户与计算机进行对话的界面
    • B.对话框的位置可以移动,但大小不能改变
    • C.对话框的位置和大小都不能改变
    • D.对话框中可能会出现滚动条